cómo usar excel

Cómo usar Excel: paso a paso para llevar tu capacidad de análisis al próximo nivel

Redactor Rock Content
¿Estás harto de ver hojas de cálculo increíbles en Excel y no saber cómo hacer una también? ¡Ya no te preocupes más! Aquí está nuestra guía completa sobre cómo dominar la herramienta.

Probablemente hasta sientes escalofríos cuando escuchas “Excel”, ¿verdad? Pero ponte tranquilo, ¡ya tienes el tutorial de Excel que siempre has soñado!

Sabemos que la gran mayoría de los profesionales también tienen recelo en lo que se refiere al uso de hojas de cálculo. De verdad parecen muy complicadas con sus fórmulas indescifrables y funciones complejas.

Especialmente para los profesionales de Marketing, que no están familiarizados con esa herramienta, les voy a mostrar porqué el Excel — y su versión semejante, el Google Spreadsheets — son herramientas fantásticas.

También te voy a enseñar cómo usarlas y llevar tu capacidad de análisis a otro nivel.

Tutorial de Excel: la lógica de una hoja de cálculo

Cuando abres el Excel, te deparas con una interfaz poco amigable. Al final, es una interfaz muy distinta a las que estamos acostumbrados, por ejemplo, esta de blog que estás leyendo ahora y las de Word.

Pero no te preocupes, porque usar Excel es mucho más simple de lo que parece. En una hoja de cálculo, el bloque básico de informaciones se llama celda. Cada celda contiene una información, que puede ser una fecha, un número, un porcentaje, fórmulas y otras opciones.

La celda es parte de una hoja y cada hoja de cálculo puede estar compuesta de varias hojas, cada una con su objetivo y su propio rango de celdas.

De esa forma, nuestra jerarquía es:

Archivo (nombre.xls o nombre.xlsx) > Hoja (sheet) > Celda (cell).

Es una jerarquía bastante simple, que rige cualquiera conjunto de datos que estés calculando.

Un ejemplo práctico:

  • Hoja de cálculo: inversiones en Marketing

  • Una hoja: Agosto

  • Celda: Inversiones en AdWords.

Así se entiende mejor, ¿verdad?

Cómo navegar una hoja de cálculo

Trabajando con hojas de cálculo, puedes referenciar (o buscar) informaciones de celdas en otros lugares para ejecutar cálculos, comparaciones u otras operaciones. Así, cada celda tiene una “dirección” única en su propia hoja.

Esa dirección está compuesta de una coordenada, que contiene su fila (la dimensión vertical) y su columna (su orientación horizontal).

Las filas están identificadas por números enteros, en orden creciente, y las columnas, por letras, en orden alfabético.

¿Quiéres ver cómo funciona eso?

como usar excel

como usar excel

 

En la “columna A” están listados los posts y en la “fila 1” las interacciones que cada cada uno de ellos obtuvo. Mira cómo es de fácil navegar en esa información:

  • La “fila 3” informa las interacciones del “Post 2”. El número de pageviews de ese post está en “B3”, el número de FB Likes en “C3” y así sigue la lógica…

De esa manera, sabes que todas las informaciones relacionadas con la “columna D” son sobre “Tweets”, y que si bajamos para D2, D3, D4 y D5, se puede ver la información de “Tweets” para los diferentes Posts, identificados en la “columna A”.

También puedes referenciar un intervalo completo en una sola vez, usando dos puntos (:) como separadores entre el comienzo y el fin del intervalo. Mira el ejemplo:

  • A2:A5 – El intervalo vertical que comprende A2, A3, A3, A4 y A5.

  • A2:E2 – El intervalo horizontal que comprende A2, B2, C2, D2 y E2.

  • A2:E5 – El cuadrado que tiene un vértice en A2 y otro en E5.

  • A2:A – El intervalo vertical que empieza en A2 y llega hasta el final de la columna A.

Ahora que ya puedes identificar cualquier celda en una hoja, es hora de dar el próximo paso.

Cómo trabajar con hojas múltiples en la hoja de cálculo

Vuelve a ver el mismo print screen anterior con una visión más abierta:

como usar excel

como usar excel

Ahora, más que las informaciones de celda, también puedes ver el nombre del archivo (spreadsheet) “Post Excel – Keyword research”. Viendo más abajo del print, también se puede ver que estoy trabajando con varias hojas, que están nombradas como: “Ejemplos para el post” y “keyword.io”.

Y lo mejor, es que puedes hacer referencias externas (enlaces) de un lugar al otro.

Entonces, es posible tener una hoja de “número del año”, por ejemplo, que reúna la sumatória de cada mes en un resumen.

La sintaxis para eso es: Nombre_de_la_hoja!DirecciónDeLaCelda. Así, la dirección completa de los pageviews del “Post 1” es Ejemplos para el post!B3.

Ahora que ya sabes identificar las celdas y las demás hojas, vamos a ver que se puede hacer con todo eso.

Cómo usar una celda correctamente

Es hora de entender cómo trabajar correctamente con una celda. Es algo fundamental para trabajar con Excel.

Una celda puede contener informaciones de tres naturalezas diferentes:

  • Texto (labels): Un conjunto de letras y números (strings) que sirven para identificar o ordenar un conjunto. En el ejemplo arriba, B1, C1, D1 y E1 son celdas de texto, bien como A2, A3. A4 y A5.

  • Números (values): Compuesto sólo por número, un “value” contiene un dato que puede ser entendido de varias maneras, como número, porcentaje, fecha u otros. La naturaleza de un value debe ser declarada para evitar que Excel se equivoque en las interpretaciones. Por ejemplo, el número “100586” puede ser entendido como:

    • Moneda: 100586 son $100.586,00

    • Fecha: 10/Mayo/1986

    • Fecha: 05/Octubre/0086

Y todas las informaciones están correctas, ¡lo que les falta es el contexto!

  • Fórmula: es una instrucción que dice al Excel o al Spreadsheet qué hacer para ocupar ese lugar. Todas las fórmulas empiezan con el signo igual (=) y así, transforman el contenido de las demás celdas.

como usar excel

Registrando números correctamente en celdas

Para decirle al Excel qué tipo de números le estamos entregando, tenemos que seleccionar las celdas, hacer clic en “Format” y luego, en “Number”.

como usar excel

como usar excel

“Automatic” es el estándar, que intenta adivinar el tipo de información, pero puede tener fallas.

“Plain text” ignora el número y lo trata como una información neutral, parte de un texto, pero sin ningún significado matemático.

Volvamos a nuestro ejemplo:

como usar excel

Le hice clic para que cada celda fuese vista con las identificaciones:

  • B2: “Number”. El número 400 ganó casas decimales.

  • B3: “Currency”: El número 1000 ganó un signo de dólar y también un marcador para centavos.

  • B4: “Date”: El número 250 fue convertido en 6 de Septiembre de 1900. (250 días después del 01/01/1900)

  • B5:” Scientific” O número 5600 em notação científica. Ou seja 5.6*10^3 (5.6 vezes 10 elevado ao cubo)

Lo más importante ahora es que sepas que, basado en la notación entregada al programa, tu número será entendido de manera diferente. Por eso, tienes que saber escogerlas bien.

Cómo usar Excel para facilitar tu trabajo

Si has llegado hasta aquí, estás listo para empezar a conocer una de las partes más interesantes: fórmulas.

Como hemos visto, una fórmula está almacenada en una celda. Ella rige el valor que será mostrado en aquella dirección y puede usar informaciones de varios lugares para eso, es decir, las referencias externas o enlaces.

Existen muchas funciones posibles, que pueden ser combinadas de infinitas maneras para automatizar — o simplificar, por lo menos — prácticamente cualquier tarea.

Para entender la variedad de operaciones disponibles, veamos sus principales categorías:

String/Texto: Para unir, separar, combinar o manipular bloques de texto o sus letras separadamente.

Fecha/Hora: Operaciones relacionadas al cálculo del tiempo, intervalo entre fechas, días hábiles y la identificación de los días, semanas y meses.

Matemática/Trigonometría: Más allá de las operaciones aritméticas, puedes calcular ecuaciones complejas, constantes, generar números aleatorios y cambiar números redondeados, convertir unidades y operaciones con ángulos.

Estadística: Para el análisis de conjuntos. Identifica automáticamente percentis, medias, medianas, distribuciones, cuentas, permutaciones y otras.

Funciones lógicas: Permite que otras funciones sean combinadas y analizadas en función de una regla descrita por el usuario.

Funciones de información: Para avaliar el resultado de otras funciones. Pueden decir si una celda está en blanco, si hay un error, como una fecha o un texto, por ejemplo. También identifican y manipular los identificadores de formato (fecha, hora, percentual etcétera).

Database: Entregan valores relacionados a un grupo de celdas (rango). Pueden ser usadas para cuentas o número de elementos.

Financieras: Son usadas para simplificar el cálculo de intereses, depreciación, periodos de inversiones o número de pagos, por ejemplo.

Ingeniería: Básicamente usada para convertir números entre sus diversas formas de representación, como binarios, octal y otras unidades de medida.

Referencial/Lookup: Barren un determinado espacio en búsqueda de un valor dado por el usuario. Perfectos para encontrar relaciones entre diferentes índices que tienen elementos en común.

Con tantas posibilidades, probablemente te estás preguntando por dónde deberías empezar, ¿verdad? O quizás, también te preguntes cuáles debes usar para facilitar tu trabajo.

Pero ¡tranquilízate! Para eso, escogí algunas de las fórmulas más utilizadas. ¿Quieres saber cuáles son? Para empezar, volvamos a nuestro ejemplo de conjunto de datos:

como usar excel

Fórmulas básicas de Excel

Para aprender a usar el Excel, es fundamental entender y saber utilizar sus fórmulas. Por eso, ahora te presentamos algunas de las fórmulas básicas más utilizadas:

SUM (ou SUMA)

La función SUM hace la adición de un grupo de valores determinados por el usuario. Para sumar el número total de pageviews en los cuatro posts de nuestro ejemplo, la función sería escrita así:

=SUM(B2; B3; B4;B5).

De manera resumida: =SUM(B2:B5)

El mismo resultado sería obtenido escribiendo:

=B2+B3+B4+B5

En un conjunto más grande de datos, esta notación sería mucho más difícil y susceptible a errores.

AVERAGE (ou MEDIA)

Te da la media numérica de un conjunto. Aplicando esa función al mismo intervalo anterior, tenemos:

=AVERAGE(B2:B5) o

=AVERAGE(B2;B3;B4;B5)

El resultado aquí sería 1812,50, que representa la suma de los 4 términos, divididos entre el número de sumandos, es decir, 4. 7250/4 = 1812,50.

MEDIAN (ou MEDIANA)

Media y mediana son fácilmente confundida, pero tienen funciones diferentes. La media es la suma de los valores dividida entre número de sumandos. Ya la mediana es el valor central de un conjunto.

Eso significa decir el punto dónde mitad de los valores están arriba de él y la otra mitad abajo.

En un conjunto impar, el valor mediano es listado directamente. Para ejecutar esa función, basta usar:

=MEDIAN(A2:A5)

COUNT, COUNTA, COUNTUNIQUE y COUNTBLANK

Esa función sirve para contar cuántos elementos existen en un conjunto. COUNT sólo va a buscar las celdas que tienen números en el intervalo seleccionado.

Ya COUNTA informa la cantidad de elementos de cualquier naturaleza. Puede ser usado para saber cuántas URLs hay en una lista, por ejemplo.

COUNTUNIQUE también hace un cálculo de lista, pero ignora a los ítems repetidos.

Por último, COUNTBLANK lista las celdas en blanco de un intervalo. Úsala para identificar fallas en grandes conjuntos.

La sintaxis para todas ellas es semejante:

=COUNT(intervalo a ser buscado)

DATEDIF

Esta función calcula cuánto tiempo existe entre dos fechas. Su sintaxis es:

=DATEDIF(fecha inicial; fecha final, unidad de tiempo)

La fecha inicial o final pueden ser insertadas directamente en la función, o referenciadas en otros lugares.

Ya la unidad de tiempo cambia de acuerdo con el indicador de tiempo deseado. Para listar en año, es “Y”, en meses “M” y en días “D”.

Estas sólo son algunas de las operaciones básicas de Excel. Adelante, podremos aprender fórmulas más sofisticadas.

Fórmulas de Excel: intermedias

Ahora que ya aprendiste las fórmulas básicas, ¡es hora de avanzar un poco más!

VLOOKUP o PROCV

Esta fórmula es una gran aliada para cuando necesites comparar datos de dos fuentes distintas. Por ejemplo, si en una hoja tienes a los nombres y correos de un grupo de personas y en otra, tienes a sus fechas de nacimiento.

Si tienes que enviarles un correo de feliz cumpleaños, ¿cómo vas a juntar toda esas informaciones?

El VLOOKUP checa un intervalo desde arriba hacia abajo y en la horizontal, para buscar un valor que has determinado.

Este es un ejemplo de eso:

como usar excel

Imagina que estas dos listas (A:B y D:E) tienen miles de nombres. Y así, sería una pesadilla buscar el correo de cada cumpleañero, ¿verdad? Pero mira cómo el VLOOKUP puede resolverlo:

=V               LOOKUP(valor de búsqueda, intervalo de búsqueda, número de la columna, [tipo de búsqueda])

Cálmate que nos es algo tan complicado. Te explicamos todo en seguida:

  • Valor de búsqueda (lookup value): Es este ejemplo, sería el nombre de alguien en la lista.

  • Intervalo de búsqueda (table array): Dónde la búsqueda debe ser hecha, incluyendo a las celdas dónde está la información buscada. Aquí sería A2:B4.

  • Número de la columna (index): Cuál es la distancia horizontal entre la búsqueda y el valor que queremos regresar. Si queremos encontrar el correo de Luis, el valor es 2, por ejemplo.

  • Tipo de búsqueda (is_sorted): Si el parámetro es cero o “FALSE”, ella sólo traerá resultados si la identificación es exacta. “Luiz” no sería encontrado como “Luis”, por ejemplo. Si es “TRUE”, Excel entiende que la lista está en orden alfabético y tratará las equivalencias como verdaderas.

Sustituyendo en nuestra fórmula, tenemos:

=VLOOKUP(D2, A2:B4; 2; TRUE)

como usar excel

IF Statements

Una fórmula “IF” nos permite hacer pruebas de cómo una celda o intervalo responden a una prueba lógica. Una prueba lógica sólo puede traer dos respuestas: TRUE o FALSE. Es decir, ella verificar si una condición es verdadera o no.

A pesar de parecer muy sencilla, esta fórmula es una de las más versátiles, ya que existe una infinidad de pruebas que pueden ser hechas así.

Veamos antes la sintaxis de la fórmula:

IF(prueba lógica, qué hacer si  TRUE; qué hacer si FALSE)

Usemos entonces un IF para saber si el correo electrónico de Hugo es l@email.com. Así quedaría:

IF(B2=”l@email.com”, “Este es el correo de Hugo”, “Este no es el correo de Hugo”)

El resultado:

como usar excel

En una prueba lógica no tenemos que verificar sólo la igualdad. Los signos de mayor y menor (< y >) también son súper útiles para hacer comparaciones lógicas. Para usar “igual o mayor” y “igual o menor”, basta poner el signo “=” adelante, bien como “>=” y “<=”.

Este sería un ejemplo más avanzado: queremos saber si en un grupo de personas, alguién tiene más de 30 años de edad.

Para hacerlo, voy a comparar las dos fechas de cumpleaños, usando el DATEIF para saber cuáles resultados son mayores que 30 y también voy a usar una función nueva: TODAY, que sólo analiza la fecha de hoy.

Míralo:

como usar excel

En esos ejemplos, mi resultado para la prueba lógica nos trajo un texto como resultado. Pero también es posible utilizar cualquier fórmula para realizar una acción, en casos positivos o negativos.

COUNTIF, SUMIF y AVERAGEIF

Ahora que ya sabes usar las COUNT, SUM, AVERAGE y IF, puedes combinarlas en tres nuevas funciones. En todas ellas, la lógica es la misma.

La función sólo es ejecutada cuando una prueba lógica vuelve “TRUE” para una condición, pero su sintaxis es la misma.

Por ejemplo, si quiero saber cuantas personas tienen menos de 30 años en un grupo, puedo usar:

=COUNTIF(Intervalo a ser verificado, condición para verificar en el intervalo)

En nuestro ejemplo, usando las mismas funciones anteriores, quedaría así:

como usar excel

Trucos avanzados de Excel

Si tenemos sólo dos magnitudes ordenadas en una hoja de cálculo, tu propia worksheet (hoja de trabajo) es capaz de organizar toda la información que necesitas.

Al final, toda hojas de cálculo tiene dos dimensiones: filas y columnas. Pero muchas veces se necesita ir más allá. Y para eso, existen algunos trucos para lidiar con un número más grande de variables, sin que pierdas el control.

Con los recursos abajo puedes ordenar tus datos de diferentes formas, y obtener insights de las nuevas visualizaciones que serían una tormenta si tuvieras los datos desordenados.

Descubre cuáles son esos recursos:

SORT (o ORDENAR)

La función SORT organiza, en orden creciente o decreciente, una columna o intervalo de datos. Para datos en números, fechas, porcentajes y monedas, el orden será… pues, numérico, ¡obviamente!

En el caso de datos alfanuméricos, que contengan cualquier combinación de letras y números, la ordenación será alfabética.

Es posible accionar el SORT a través de una celda de fórmula. En ese caso, se utiliza la sintaxis:

=SORT(intervalo, ordenación)

Este accionamiento es útil para cuando no quieras cambiar los datos originales, porque él puede traer el intervalo ordenado para otra parte de la hoja, o hasta mismo para una hoja diferente en tu archivo, preservando intacto el conjunto inicial.

Cuando quieras ordenar los datos originales, puedes accionar el SORT en el menú, haciendo clic en:

como usar excel

como usar excel

 

Observa que siempre que utilices un intervalo para tu SORT, necesitas una columna de referencia. Así, las relaciones entre columnas se mantienen siempre con las asociaciones correctas.

Visualiza tus números: cómo hacer gráficos en Excel

No es fácil relacionar todos esos número. Pero hay una manera de volver esos conjuntos gigantescos de datos mucho más comprensible para nosotros. ¡Conoce a los gráficos!

Un gráfico es una representación visual de un conjunto numérico. Ellos relacionan diferentes magnitudes a un eje numerado (generalmente X y Y, horizontal y vertical) y nos muestran, a través de una imagen, como un valor en X se relaciona a un valor en Y.

¿Pero cómo podemos hacer eso con las informaciones de una hoja de cálculo? Empecemos por un ejemplo bastante claro.

como usar excel

En la línea 1 tenemos valores para los ángulos y en la línea 2 una fórmula para calcular el seno del ángulo arriba. Cuando le hago clic en “Insert Graph”, eso sucede:

como usar excel

¿Pero cómo eso se aplica a mi vida?

Una cosa es mostrarle a tu gerente que el número de pedidos ha subido de un trimestre al otro. Pero si le muestras eso en un imagen, todo queda más fácil. ¡Mira!

como usar excel

¿Mucho mejor, no?

¿Qué podemos aprender con eso?

Los números no mienten, ¡pero las personas que trabajan con ellos pueden mentir!

Desafortunadamente, eres una víctima en potencial de ese efecto. En periódicos, revistas, blogs o en cualquier otro medio, todos los datos presentados al público pasan el filtro de alguién que sabe hacer todo eso.

Los conjuntos de datos en sí no son interesantes para el gran público, pero el recorte adecuado puede sacar grandes histórias de ellos.

Por eso, sólo prométeme que escogerás con cuidado las histórias que vas a contar con todo eso que te enseñé aquí, ¿de acuerdo?

¿Tienes algún truco que quieras compartir?¿Quieres contarnos una historia sobre cómo solucionaste un problema con hojas de cálculo?¿O quizás sobre cómo has optimizado tu rutina en el Marketing Digital?

Ebook rutinas de marketing

¡Cuéntame todo aquí en los comentarios!