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Guía completa de Hubspot: ¡Qué es y cómo usar la herramienta!

HubSpot es una de las principales empresas de inbound marketing del mundo y su CRM es uno de los mejores para trabajar estrategias de marketing digital. ¡Conoce todo sobre sus herramientas disponibles y entiende cómo usarlas!
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Los que suelen acompañar los movimientos del marketing digital fuera de Brasil, seguramente ya han escuchado hablar de HubSpot, ¡y no en vano!

Además de organizar el mayor evento de inbound marketing del mundo, ofrecer certificaciones gratuitas para capacitar a los profesionales del mercado y publicar contenidos de excelente calidad, fueron ellos los creadores de una de las herramientas más famosas del universo de la automatización.

Si todavía no la conoces o no entiendes el motivo de su éxito, ¡sigue leyendo!

En este post, te contaremos un poco de la historia de la empresa y te llevaremos por un breve tour por cada uno de sus softwares y sus funcionalidades.

¿Me acompañas?

HubSpot, la empresa

La historia de HubSpot empezó en el 2004, cuando Brian Halligan y Dharmesh Shah se conocieron durante un curso de MBA en el MIT.

En aquella época, Brian actuaba como inversionista en algunas startups y se había dado cuenta de algo curioso: las personas se estaban poniendo muy buenas en bloquear campañas de marketing y evitar a los vendedores.

Mientras tanto, Dharmesh atraía a miles de visitantes a su blog OnStartups sin contar con grandes inversiones y ningún equipo de soporte.

Después de algunos encuentros y debates acerca de ambas situaciones, los dos llegaron a una conclusión muy simple: las personas no querían ser interrumpidas por propagandas ni sufrir el asedio de los vendedores, sin embargo, querían ayuda para resolver sus problemas.

Fue a partir de esa idea que empezaron a promocionar las estrategias de inbound marketing y desarrollaron la solución “all-in-one“, que es hoy mundialmente conocida bajo la marca HubSpot.

La empresa todavía mantiene su sede en Cambridge, Massachusetts, en Estados Unidos, pero posee otras 5 oficinas alrededor del mundo. Juntos, gestionan a los más de 31 mil clientes que se extienden por más de 90 países.

Su éxito es tan grande que en el 2016, la empresa obtuvo más de 271 millones de dólares en ingresos. ¿Sabes cómo? A través de 3 softwares que pueden utilizarse individualmente o de manera integrada. ¡Y tú descubrirás todo sobre cada uno de ellos aquí!

HubSpot CRM

La base de todo comienza con CRM, puesto que es, en realidad, la base de datos subyacente que habilita a las herramientas de Marketing y Ventas.

Es 100% gratuito, permite la creación de usuarios ilimitados y registra hasta 1 millón de inscripciones (entre contactos y empresas).

A través de él, puedes:

Registrar a todas las empresas con las que tienes contacto

Para eso, basta con registrarte (gratuitamente), ir al menú “empresas” y hacer clic en “Agregar empresa”.

Adicionando sua empresa na Hubspot

¡Después de haber escrito el sitio y el nombre de la empresa, sucede la magia de HubSpot! CRM buscará en una base de datos con más de 20 millones de empresas de todo el mundo y completará tu registro con información sobre:

  • Área de actuación de la empresa
  • Número de teléfono
  • Dirección (ciudad, provincia, país y código postal)
  • Número de funcionarios
  • Ingresos anuales
  • Huso horario
  • Descripción
  • Si la empresa es publica o privada
  • Página de LinkedIn
  • Twitter

Puedes agregar cuantas empresas quieras, e incluso puedes filtrarlas de acuerdo con esas informaciones. Además, es posible incluir anotaciones sobre ellas.

Perfil da empresa na Hubspot

Rastrear a todos los emails enviados

Si utilizas Gmail, puedes agregar una extensión de Google Chrome para rastrear a tus emails. Así, todo email que envías queda grabado automáticamente en el historial de la empresa.

Y, mejor que eso, la extensión te avisará siempre que las personas abran tus emails.

Es como en el Whatsapp: además de saber si tu mensaje ha llegado bien, también descubres si ya fue leído (o por lo menos si ha sido abierto).

Rastreando o envio de email na Hubspot

Además, el CRM creará un contacto para cada persona.

O sea, si has empezado tu proceso de ventas hablando con María del almacén, has pasado por Pedro de la manutención y has cerrado el negocio con Claudio del financiero, cada uno de ellos tendrá un registro y podrás ver un resumen de cada uno de los contactos en el historial de la empresa.

Organizar tu pipeline de ventas

Dentro del menú “Negocios”, tendrás una visión general de todo el proceso de ventas.

Menu Negócios no pipeline de vendas da Hubspot

Los campos del pipeline siguen un estándar, pero puedes cambiarlo de acuerdo con las necesidades de tu empresa.

Para eso, haz clic en Personalizar > Editar fases del negocio. En la nueva pantalla, localiza”Pipelines y fases del negocio” y haz clic en “editar” para cambiar el nombre, añadir, eliminar u ordenar las fases del proceso.

Fases do pipeline de vendas na Hubspot

Una vez que lo hayas configurado, puedes registrar las oportunidades de negocio en el menú de negocios o directamente en el perfil de la empresa.

¡Ah! Y puedes crear más de una oportunidad de negocio por empresa. Por ejemplo, un vendedor puede crear una oportunidad para vender cartuchos de tinta y, más tarde, crear una nueva oportunidad para la venta de impresoras. O vendedores diferentes pueden ponerse en contacto con diferentes personas sobre productos y servicios diferentes.

Programar y administrar tareas

Por último, el CRM de HubSpot también ayuda en la organización de tu rutina de trabajo a través del menú de tareas.

Allí puedes crear notas y relacionarlas con tus contactos, empresas y oportunidades de negocios.

Gerencialmento de tarefas na Hubspot

Y todo eso queda conectado. Por ejemplo, al visitar los registros de una persona, podrás ver qué tareas se relacionan con ella:

Tarefas relacionadas no menu Futuras na Hubspot

Aunque todas estas funcionalidades son muy buenas, por sí solas no generan un gran impacto en la estrategia de tu empresa. ¡Es aquí que surgen los softwares de Marketing y de Ventas, llevando el juego a un nuevo nivel!

HubSpot Marketing

Idealizado para facilitar la creación de una estrategia de inbound marketing perfecta, el software de HubSpot te ayuda a crear contenido, optimizarlo para motores de búsqueda (SEO), distribuirlo a través de las redes sociales y de email marketing, así como automatizar algunas tareas que serían manuales.

Tiene 5 planes:

  • Gratuito: Para empresarios individuales, profesionales principiantes y aquellos que desean probar la plataforma. Esta versión solo ofrece las funcionalidades más simples del sistema, que no es muy distinto al CRM, y es bastante limitada.
  • Starter: por 50 dólares al mes (cobrados anualmente) ofrece unas pocas funciones más que el plan gratuito. El mayor beneficio aquí es la libertad de quitar la marca HubSpot de las páginas y personalizar los campos que deseas utilizar en tus formularios.
  • Basic: a partir de 200 dólares al mes (cobrados anualmente), este plan permite trabajar entre 100 y 15.000 contactos. El valor cobrado varía de acuerdo a la cantidad de contactos y a las funcionalidades utilizadas, pero ya te permite estructurar una buena estrategia inbound.
  • Profesional: permitiendo entre 1 mil y 45 mil contactos, este plan es ideal para profesionales de marketing más experimentados y equipos de marketing en crecimiento. Su precio comienza en 800 dólares mensuales (cobrados anualmente) y también permite la inclusión de funcionalidades extras.
  • Enterprise: la mensualidad empieza en 2.400 dólares (cobrados anualmente) y también varía de acuerdo con el número de contactos de trabajo (entre 10.00 y 500.000). Aquellos que poseen más de 500.000 contactos en su base, necesitan entrar en contacto directo con el equipo de ventas para negociar los valores. Esta es la versión más completa del software.

Todos los planes tienen una tasa de implementación única. Este valor varía entre 600 y 15.000 dólares y se decide de acuerdo al plan contratado, el tamaño de la empresa y el tipo de asistencia que eliges.

Por ejemplo, la implementación más cara se realiza directamente en tu empresa (o en la sede de HubSpot).

Ahora que ya sabes acerca de los valores, vamos a descubrir un poco más sobre las funcionalidades.

Cuando accedes al software, verás a las siguientes opciones en el menú:

Dashboard

La primer pantalla de HubSpot te da un panorama general de todas tus acciones de Marketing.

Puedes personalizarla según tus preferencias, pero, de modo general, muestra estadísticas y enlaces a informes sobre:

  • Tráfico
  • Número de contactos
  • Rendimiento de las landing pages
  • Métricas de email marketing
  • Tasas de conversión

Contactos

La segunda pestaña del menú te da acceso a todas las informaciones relacionadas con tus contactos. Es donde encuentras información referente a:

  • Base de contactos
  • Base de empresas
  • Listas
  • Flujos de automatización
  • Planillas
  • Lead scoring
  • Configuraciones generales relacionadas con los contactos

Aquí, vale destacar las funcionalidades de: listas, automatización y lead scoring.

Las empresas que trabajan con un alto volumen de leads o tienen un conocimiento avanzado sobre inbound, pueden sacar buen provecho de las listas inteligentes, que trabajan con diversos criterios a la vez y actualizan las informaciones en pocos segundos.

Además, las opciones de automatización son innumerables. Es posible crear flujos de nutrición para nichos muy pequeños y automatizar funciones como:

  • Enviar email al contacto
  • Enviar email interno
  • Agregar o quitar el contacto de una lista de segmentación
  • Crear una nueva oportunidad de negocio
  • Crear una tarea o una nota
  • Rastrear un nuevo propietario para aquel contacto
  • Rellenar o limpiar determinados campos del contacto o de la empresa
  • Agregar o quitar contactos en otros flujos de automatización

Por último, pero no menos importante, la función de lead scoring ayuda a medir y calificar el compromiso de los contactos a través de un sistema de puntaje manual o automático.

Lead Scoring na Hubspot

Contenido

El menú “Contenido” gestionas el corazón de tu estrategia inbound. Allí tienes acceso a herramientas de:

  • Gestión de archivos
  • Gestión de diseño
  • Estrategia
  • Landing pages
  • Blog
  • Email marketing
  • Calls-to-Action
  • Anuncios
  • Flujos de lead
  • Marketplace
  • Configuraciones generales relacionadas con el contenido

Es importante resaltar que, aunque la mayoría de las empresas son apasionadas por WordPress y su infinitud de plugins e integraciones, quienes optan por el editor de sitios, páginas y emails de HubSpot no se decepcionan.

Lo han creado llevando en cuenta a los profesionales de marketing y, por lo tanto, busca exigir el mínimo de configuraciones e integraciones técnicas posibles.

A propósito, ¡la herramienta de email marketing merece todo el destaque que tiene!

A través del editor de HubSpot, puedes:

  • Personalizar el nombre del email del remitente;
  • Añadir un texto de apoyo al asunto (preview text);
  • Vista previa del email en distintos tipos de dispositivos;
  • Hacer envíos de prueba;
  • Recibir sugerencias de optimización basadas en las buenas prácticas;
  • Configurar pruebas A/B automáticas basadas en la tasa de apertura, clics o compromiso;
  • Programar el envío;
  • Disparar el email de acuerdo a distintos husos horarios.

Además, después de enviar el email, recolecta una gran variedad de informaciones que te pueden ayudar a analizar tus resultados y aplicar mejoras.

Por ejemplo, este es el panel de rendimiento de un email enviado a nuestra base:

Painel de performance de lançamento na Hubspot

Painel de performance de lançamento na Hubspot com gráficos

Todos los números pueden ser profundizados. Por ejemplo, al hacer clic en “Opened” puedes ver cuántos segundos cada remitente se ha quedado en el email y analizar si ellos “apenas miraron”, “escanearon el contenido” o realmente lo “leyeron”.

Incicadores de tempo de visualização de email na Hubspot

Aparte, es posible analizar qué enlaces obtuvieron más clics y exactamente donde se encontraban dentro de tu mensaje:

Clickmap do email na Hupspot

Social

La sección relacionada con los medios sociales te permite conectar tus cuentas de Facebook, Twitter, LinkedIn y Google+ en un solo lugar y programar publicaciones, supervisar el compromiso y obtener informes.

Gerenciamento de redes sociais na HUbspot

Informes

El menú de informes da acceso a diversas herramientas estratégicas que te permiten medir y acompañar a los más diferentes números de tu empresa.

Por ejemplo, una de sus funcionalidades tiene como objetivo supervisar la autoridad del dominio de tus principales competidores, así como el tráfico, el número de backlinks y la posición en MozRank:

Comparação entre competidores no Relatório da HUbspot

Mientas tanto, otra funcionalidad ayuda a seguir el rendimiento de tus principales palabras clave y a planificar los pasos siguientes de la estrategia de acuerdo con el volumen de búsqueda, la dificultad de posicionamiento y el costo por clic:

Comparação entre palavras-chave no relatório da Hubspot

Productividad

Por fin, el menú de productividad tiene 3 herramientas:

  • Proyectos funciona como un Trello, donde puedes crear listas de verificación de todas las acciones necesarias para un proyecto y designar un plazo y un responsable por cada una de ellas;
  • Calendario donde tienes un panorama completo de las planificaciones (y acciones realizadas) del blog, email, landing pages y medios sociales;
  • Campañas donde puedes analizar los resultados de las campañas en cada canal y verificar cuál ha sido el impacto en términos de tráfico, conversión de leads y conversión de clientes.

HubSpot Sales

El software de ventas de HubSpot pretende extraer el máximo de la base de datos del CRM y, junto al software de Marketing, posibilita una visualización 360° del proceso de atracción y conversión de una empresa.

También puedes contratarlo individualmente y posee solamente 3 tipos de planes:

  • Gratuito: hecho para vendedores individuales y personas que desean probar la plataforma. En esta versión el usuario tiene acceso a todas funcionalidades del CRM y a algunas novedades como informes de resultados y upload de documentos, pero en cantidad limitada.
  • Starter: con un costo de 50 dólares mensuales (por cada usuario), acepta un máximo de 200 usuarios. Este plan posee todas las diversas funcionalidades que pueden ayudar a tu equipo a aumentar la productividad, reducir los ciclos de negocios y mejorar las tasas de cierre.
  • Profesional: con un costo inicial de 400 dólares por mes, incluye solamente 5 usuarios. Cada usuario extra tiene un costo de 80 dólares y una empresa puede tener un máximo de 200 usuarios. Este es el plan más completo y posee funcionalidades como inteligencia artificial, automatización avanzada e informes personalizados.

En general, las funcionalidades del software de ventas no son tan robustas como las de Marketing.

A pesar de eso, cuando asociado al CRM, cumple con sus objetivos y vuelve el día a día de los vendedores mucho más fácil.

En él encontrarás:

Dashboard

El dashboard de ventas, bien como el de Marketing, tiene como objetivo mostrar un panorama de todas las acciones del equipo de Ventas.

También es posible personalizarlo, y transmite datos como:

  • Productividad del equipo de ventas en términos de llamadas, emails, reuniones, notas y tareas;
  • Cantidad de contactos del embudo de ventas;
  • Tasa de conversión en cada etapa del embudo;
  • metas de negociación.

Dashboard de vendas na Hubspot

A continuación, el menú nos permite acceder:

  • Base de contactos
  • Base de empresas
  • Todas las negociaciones en curso en la empresa
  • Todas las tareas a realizar por el equipo

Hasta ahora, todo es igual a lo que hemos visto en el software de CRM. La diferencia se encuentra en la penúltima opción del menú:

Herramientas de ventas

Aquí, HubSpot agrupa diversas funcionalidades que optimizan y facilitan la vida de los vendedores, como atajos de texto (snippets), templates, secuencias de email y el envío de documentos (presentaciones, kits de medios, etc).

Además, otras dos funciones se destacan de las demás:

  • Reuniones crean una landing page de acceso directo a la agenda de los vendedores;

Agendamento de reuniões pela Hubspot

  • Chat permite agregar un chat en el sitio y rastrear a los vendedores en la atención de los clientes.

Chat da Hubspot

Conclusión

Como puedes ver, existen decenas de razones por las que los softwares de HubSpot se hayan vuelto mundialmente populares.

Además de prácticos e intuitivos, se integran con más de 75 plataformas y herramientas complementarias y permiten que los clientes elijan exactamente lo que van a contratar (y que paguen solo por el número de contactos que realmente necesitan).

Sin embargo, HubSpot no tiene tanta fuerza en el mercado brasileño, especialmente por todavía trabajar con los precios en dólares y no contar con tutoriales ni soporte en portugués.

¡Pero esto puede cambiar! Recientemente, han empezado la traducción del sitio para el portugués y vienen realizando acciones estratégicas en el mercado latino americano para combatir a los avances de su mayor competidor en Brasil: Resultados Digitales.

Si todavía no conoces a la solución que ofrecen, no dejes de leer nuestra guía completa sobre la RD Station.

Ebook sobre automatización del marketing