¡Qué es CRM y cómo este optimiza tu relación con tus clientes!

Redactor Rock Content
CRM significa Customer Relationship Management, o gestión de relación con el cliente. Es un software que administra la relación con el cliente velando por su satisfacción y fidelización a partir de la automatización y organización de los procesos, ayudando a reducir costos y aumentando las ganancias del negocio.

¿Cuál es o por lo menos debería ser el principal foco de las empresas hoy en día?

Si respondiste que debe ser el cliente, ¡acertaste completamente! Ahora, ¿cómo es posible hacer esto sin dejar de lado los numerosos engranajes que hacen parte de un negocio?

Al final, es importante pensar en el montaje de equipos calificados, el entrenamiento dado a ellos, el planeamiento de marketing, proceso de ventas, etc.

Aun así, sin el cliente como centro de las atenciones, nada de eso tendría sentido, y conforme una empresa crece es más difícil organizar todo.

Por eso, las herramientas como el CRM terminan siendo indispensables para el desarrollo del emprendimiento.

¿No sabes nada sobre este asunto? Descubre todo lo que necesitas saber sobre CRM y por qué vale la pena usar uno.

¿Qué es un CRM al final de cuentas?

El término CRM significa Customer Relationship Management, o gestión de relación con el cliente.

Pero, la primera cosa que debemos entender es que cuando se habla de CRM no nos referimos solo a un software, sino a una estrategia de negocios enfocada en el cliente.

Por medio del sistema de CRM, una empresa logra mantener una base de datos detallada de cada cliente, así como un histórico de interacciones que ayuda a enriquecer y a personalizar las atenciones futuras.

Por medio de las informaciones que se reciben en tiempo real del CRM, los equipos tienen mejores condiciones de preparar los leads para la venta.

¿Cómo funciona un sistema CRM?

Después de conocer lo que exactamente es un CRM, es importante que entiendas bien cómo funciona y algunos de los principios involucrados en el uso de esta herramienta.

Entre las principales características del CRM podemos destacar que:

Opera en la nube

La gran mayoría de los CRM actuales funciona por medio de sistemas en la nube, lo que se acaba convirtiendo en un requisito por causa de los beneficios que esto nos trae.

Por ejemplo al estar en la nube, la información permanece siempre segura en un servidor externo y así suceda algo con tu equipo no perderás el trabajo realizado.

Además de eso, por estar en un ambiente 100% online, es posible acceder a la información del CRM desde cualquier lugar, lo que permite trabajar con movilidad sin perder la precisión.

Automatiza parte de las tareas

Si al principio crees que el CRM no pasa de una lista de contactos con algunos recursos extras, debes saber que hace mucho más que esto.

Parte de las tareas comunes que tendrías que realizar manualmente, sin el uso de una herramienta como esta, son automatizadas, permitiendo que le dediques más tiempo a otras actividades importantes.

Entre las acciones automatizadas está el registro de clientes y la búsqueda por ciertas informaciones relevantes mientras lo atiendes, por ejemplo.

Integra diferentes áreas

Otra característica del CRM es que no beneficia a solo una parte de la empresa, logra también integrar diferentes áreas y generar un valor igual para cada una.

Entonces, no pienses que se trata de un sistema de ventas o de automatización de marketing. En verdad, también ayuda mucho al soporte y éxito del cliente.

Todo esto facilita también el diálogo entre los profesionales de equipos diferentes, que llegan a entender mejor la situación unos de otros y a colaborar entre sí.

Tiene soluciones para cada tipo de empresa

Al final, un CRM no es una de aquellas soluciones que sirven apenas para un segmento de mercado o para empresas de un tamaño específico.

Desde pequeñas empresas hasta grandes multinacionales, desde la agroindustria hasta el desarrollo de apps para smartphone, todas pueden usar un CRM con el mismo éxito.

Esto sucede porque el sistema no es demasiado específico y ofrece todo lo que necesitas para administrar a tus clientes de la mejor forma posible.

5 beneficios de usar un CRM en tu empresa

Si aún estás en duda sobre el valor de tener un sistema CRM en el día a día de tu negocio, esta duda va a desaparecer ahora.

Seleccionamos nada más y nada menos que 5 beneficios que acompañan el uso de esta herramienta de negocios tan importante. Mira cuales son:

1.Información centralizada en tiempo real

El primer beneficio es la centralización de la información, o sea, todo lo que necesitas saber sobre todos los clientes está en el mismo lugar.

Además de eso, por ser una solución en la nube, todos pueden acceder rápidamente a la información desde cualquier lugar del mundo y a cualquier momento.

¿Y si alguien actualiza el registro del cliente? La actualización aparecerá para todos en tiempo real, evitando cualquier dolor de cabeza.

2. Visión más amplia del negocio

Por causa de esa centralización y de la integración entre sectores de las que ya hablamos, los gestores y líderes de equipos pueden tener una visión mucho más amplia del negocio.

Esto lleva a tomar decisiones más inteligentes, que tienen en cuenta varios aspectos importantes que de otra forma ni siquiera se tomarían en cuenta.

Por tanto, la oportunidad de acertar las decisiones con el uso de un CRM es mucho mayor.

3.Ayuda a la fidelización de clientes

Mayor organización de las informaciones, mejor colaboración interna y decisiones más inteligentes de negocio. No tienen solo efecto en el día a día de trabajo, también lo tienen en los clientes.

Todo esto se traduce en mejor atención, productos de mejor calidad, estrategias de marketing más eficaces y procesos de ventas mejorados sucesivamente.

Todos estos factores son esenciales para fidelizar a los clientes.

4.Aumenta la productividad

Otra gran ventaja de trabajar usando un software de CRM es la ganancia de productividad y esto no solo ocurre por la automatización de algunas tareas.

Para entregar informes sobre cada área (ventas, marketing, atención, etc.) el CRM ayuda a mejorar procesos y dejarlos más eficientes.

De esta forma es posible realizar más tareas significativas, que dan resultado para el negocio en menos tiempo.

5.Mejora de acuerdo a las necesidades

Por fin, siguiendo los moldes de la mayoría de los softwares modernos, gran parte de los sistemas CRM actuales funcionan en el modelo SaaS (Software as a Service)

Esto quiere decir, que solo pagas por lo que usas y si necesitas una solución más elaborada con el pasar del tiempo, basta pasar a un plan más avanzado.

Así, al escoger un CRM es importante evaluar si te ofrece esta opción, con el fin de no quedarte sin opción en el caso que necesites algo más elaborado.

¿Cómo saber si necesitas un CRM?

Aún con tantos beneficios, necesitas considerar si un CRM es lo que tu negocio necesita, al final, toda inversión debe tener una base para ser hecha.

Entonces ¿Cómo saber si tu empresa está necesitando este sistema? Aquí tienes 5 señales que te dejan esto claro:

1.Pierdes demasiado tiempo ordenando planillas y cuadernos

La primera señal de que es necesario adquirir un CRM es si te das cuenta que estás gastando demasiado tiempo organizando planillas, agendas o cuadernos para administrar tus clientes.

Esas soluciones no son escalables, entonces conforme el relacionamiento con el cliente avanza, queda cada vez más complicado registrar todo lo que es relevante sobre él, usando cualquiera de esos medios.

2.No estás atendiendo a todos los clientes de la misma forma

Es muy importante que establezcas un patrón de atención y logres alcanzarlo al interactuar con cada uno de tus clientes.

Si no estás logrando mantener ese patrón y ves que la calidad de atendimiento varía demasiado, ahí está el segundo indicio que necesitas usar un CRM.

Por tener las informaciones de todos a disposición rápidamente, bien como las herramientas para adicionar cualquier nuevo dato importante, será más fácil mantener la calidad de la atención.

3.Ya perdiste negocios por no tener informaciones importantes a la mano.

Sabes que en ciertos momentos es necesario tener la información a la mano, con el fin de convencer al cliente a tomar una decisión importante, ¿No es así?

Pues si aprendiste esto de la peor forma, perdiendo un negocio por falta de esa información en un momento crítico de negociación, el CRM está golpeando a tu puerta.

Con él, tendrás todas las informaciones que necesitas, no importa si estás en la empresa o en una feria de negocios a 3.000 kms. de distancia.

4.Tienes dificultades para personalizar la atención al cliente

Atender es una cosa y personalizar la atención es otra. Entonces así estés logrando tener una buena atención, como hablamos antes, ¿Será que es difícil personalizarla?

Si tu respuesta fue sí, estás a tiempo de cambiar. Al final, hoy en día el cliente no acepta apenas lo básico, necesita soluciones hechas a su medida.

¿Cómo el CRM ayuda en este caso? ¡Él fue hecho para esto! La base de datos de cada cliente vela justamente por notar sus necesidades y anticiparse a sus demandas.

En otras palabras, fue hecho para personalizar tu atención y generar más valor de forma constante.

5.Necesitas un equipo integrado que trabaje a distancia

¿Tu equipo trabaja a distancia? ¿Tal vez viaja constantemente para concretar acuerdos o realizar networking con clientes potenciales?

Así este no sea tu caso, tal vez hayas resuelto, de manera acertada, alinear marketing y ventas de la empresa o apostar por el éxito del cliente.

La movilidad del trabajo a distancia, la transparencia para una buena integración y los datos necesarios para ayudar al cliente de forma más profunda exigen una solución tecnológica robusta, como CRM.

Podemos decir que CRM es más que un software interesante, también es una estrategia de negocios enfocada en el cliente. A partir de ahora es contigo: evalúa si necesitas un CRM y si este fuera el caso, escoge el que mejor atienda tus principales necesidades.

Bien, ahora identificaste la importancia de un CRM y hablamos de la automatización de algunas tareas, entonces es hora de descubrir cómo la automatización de marketing puede ayudarte en este proceso.