Reuniones productivas

Haz reuniones productivas con tan solo 5 consejos

Existen algunas maneras de hacer de ese momento algo bueno, por eso, a continuación, ¡te dejamos 5 consejos para realizar reuniones productivas!

Las reuniones corporativas son muy importantes para los alineamientos de las estrategias de los líderes con su equipo y para mejorar el acompañamiento de los procesos. A través de esta práctica, es posible percibir lo que se está haciendo de manera equivocada y lo que no está funcionando en las decisiones. Sin embargo, es muy común que ese momento no sea bien aprovechado por no saber cómo conducirlo de una manera eficaz.

Un gran error es dejar al equipo sentir que lo que es discutido en la reunión, no se pone en práctica o que no genera algún tipo de resultado. Eso es perjudicial, pues, además de ser un desperdicio de recursos, puede desmotivar a tu equipo diariamente. Mantente atento a lo que no debes hacer al momento de montar y administrar tu equipo.

Las reglas del gobierno corporativo deben ser claras e implicar a cada uno para el cumplimiento de sus respectivas funciones. Para eso, es importante que todos estén preparados y sepan qué esperar de ese encuentro. Existen algunas maneras de hacer de ese momento algo bueno, por eso, a continuación, te dejamos 5 consejos para lograr realizar reuniones productivas:

Aprende a ser un buen líder

El conductor de una reunión es el gran responsable por el rumbo hacia el que va y por su éxito. Algunas técnicas rápidas pueden ser utilizadas para disminuir la tensión entre tú y tu equipo.

Son estass: utiliza siempre un tono de voz amigable, siéntate al mismo nivel de todos y evita decir expresiones y opiniones con poca credibilidad.

Ten solo un objetivo que coincida con tu equipo

En el momento del comunicado del día de la reunión, el líder debe distribuir una propuesta de pauta, que contribuirá a la organización de todo el proceso. Todo encuentro debe tener un objetivo único y suscitar acciones concretas, que serán aprobadas por todos al final. Ningún encuentro debe aparecer sin un propósito.

En el guion, deben estar apuntados todos los temas que serán mencionados. También es muy importante que sea abierto para que el equipo pueda añadir puntos de discusión al respeto de aquel objetivo.

Si la reunión tiene, por ejemplo, como punto principal crear nuevas soluciones o productos, debe ser conducida, de manera preferencial, a través de un brainstorm, en que el líder será el responsable por sacar las ideas provechosas que puedan ser aplicadas.

Todas las reuniones productivas deben tener previamente una hora para terminar

Las reuniones largas se convierten en algo improductivo y generalmente, reflejan la incapacidad de los dirigentes para optimizar el tiempo. 

Lo ideal es que dure 1 hora y no más. Incluso, si el equipo es bien direccionado, es posible hacerla en 30 minutos. Para eso, es necesario que no se pierda el objetivo con otros temas. Básicamente, está la introducción, la discusión por parte de todos del tema de la reunión y finalemente, las conclusiones.

El líder debe mediar las discusiones, saber cuando apuntar algunos temas y fijarse si las pautas están siendo cumplidas y el tiempo bien distribuido.

Un consejo práctico para las reuniones productivas es pedir a todos que tengan ganas de relatar un problema, que se preparen antes contestándose a sí mismos las siguientes preguntas: ¿Cuál es el tipo de problema? ¿Por qué se le ocurre? ¿Cuáles son las posibles soluciones? ¿Cuál solución le darías?

Haz reuniones con máximo 6 personas

Muchos dirigentes piensan que cuanto más cabezas pensantes hayan, más grandes son las posibilidades de alcanzar soluciones, pero es exactamente lo contrario. Eso puede poner en riesgo la productividad de tu encuentro, además de inhibir comentarios y opiniones que realmente importan.

Poner muchas personas en una sala de conferencias, generalmente, resulta en charlas paralelas, muchos desacuerdos de opinión y casi ninguna resolución. Por eso, opta siempre por reunir, como máximo, 6 personas, pues será más fácil alcanzar los objetivos.

Evita poner tus opiniones en la discusión; hazlas después de que todos tengan su posición. La función del líder es mediar y ponderar, con el objetivo de mejorar la dirección de la reunión. Si el líder expone sus opiniones, los otros participantes pueden no sólo ser influenciados en sus pensamientos sino que también pueden sentirse inhibidos al proponer soluciones.

Define el papel de cada uno de los participantes

La gobierno corporativo sólo tiene sentido si existen responsables en mantener la viabilidad de determinado negocio. Por lo tanto, es esencial que se cree un papel para cada uno de los participantes. Eso contribuye para que el colaborador se sienta parte de la estrategia y comprenda realmente lo que se espera que ejecute.

En la reunión, ten la certeza de que todos sean escuchados. Es común que las personas con más desarrollo se expresen mucho en los momentos de grupo, pero busca saber qué es lo que los tímidos piensan. Administrar los distintos perfiles existentes y darles la voz a todos, es una excelente manera de optimizar los recursos.

Por lo tanto, de manera general, el líder debe determinar:

  1. Las acciones que serán ejecutadas y el tiempo para la realización;

  2. Los responsables por la ejecución de estas;

  3. Los resultados esperados.

​Un buen consejo es que las reuniones ocurran los lunes o martes por la tarde, pues en el inicio de la semana el colaborador tuvo tiempo de prepararse para la cita y podrá planear lo que debe realizar para alcanzar los objetivos.

Haz un resumen de las decisiones y de las próximas acciones

Para que los colaboradores no tengan la sensación de desperdiciar de tiempo y energía, el líder debe, antes de las próximas acciones, presentar regularmente los resultados obtenidos con los encuentros anteriores, felicitando e incentivando a todos los que hicieron un buen trabajo.

Al final, debe apuntar todos los temas decididos y producir un resumen de todo lo que fue discutido, para tener registro oficial. En ese momento, todos los participantes deben estar de acuerdo con las próximas acciones y concientizarse de sus responsabilidades para el alcance de las metas.

Un buen recurso es utilizar un sistema online en común que pueda centralizar todas esas informaciones, que sea de fácil acceso. ¡Puede ser OneNote, Evernote, un archivo Google Drive o un grupo en Slack o Whatsapp!

Después de eses 5 consejos, seguro que has entendido mejor cómo realizar reuniones productivas y evitar el desperdicio de recursos.