automatización del marketing

Automatización del Marketing: ¡aprende aquí todo lo que necesitas saber para ganar tiempo para tu equipo!

Redactor Rock Content
Quien ya ha oído hablar de Marketing Digital, también ha escuchado acerca de la automatización del Marketing. ¡Y no es en vano!

El público disponible en Internet es inmenso y las estrategias de Marketing Digital que pueden ayudarte a atraerlos son innumerables. Sin embargo, realizar todas ellas con primacía es un bello desafío tanto para los pequeños emprendedores como para las grandes corporaciones.

¡Y es ahí donde entra la automatización del Marketing!

Ella ayuda a las empresas a alcanzar a clientes potenciales en gran escala, pero de forma personalizada.

¡Si todavía tienes dudas sobre cómo funciona y por qué debes adoptarla, no te preocupes! En ese post nosotros vamos a explicarte los principales puntos que necesitas saber como:

  • Qué es la automatización del Marketing
  • Cuales son los benefícios de la automatización
  • Cuáles con las preguntas más comunes sobre el tema.
  • Qué hace una buena herramienta de automatización.
  • Cuáles son los principales consejos para tener una automatización de éxito.
  • Cómo elegir la herramienta de automatización ideal para tu empresa.

¿Listo? ¡Sigamos entonces!

¿Qué es la automatización del Marketing?

La automatización del Marketing es la práctica de utilizar softwares y otras tecnologías para actuar en gran escala y aumentar los resultados de una empresa. A través de ella es posible identificar, acompañar y actuar de forma personalizada con tu público, mejorando la relación en general y consecuentemente, las ventas.

Por ejemplo, piensa en la rutina de un equipo de Marketing Digital: cada semana ellos necesitan publicar contenidos en el blog para atraer nuevos visitantes. Después, es necesario divulgar estos posts en las redes sociales y gestionar todo el compromiso que ellos generan. Además, ellos necesitan generar contactos, es decir, leads para el equipo de ventas, y para eso ellos capturan e-mails ofreciendo una newsletter.

Pero el equipo de ventas necesita más información antes de ponerse en contacto, y es por eso que el Marketing produce e-books, webinars y planillas que se ofrecen después de llenar un formulario que solicita información como sitio web, teléfono, área de actuación, etc.

Evaluando las respuestas de los formularios, es posible identificar que algunas personas podrían ser clientes ideales para tu empresa, pero otras no tanto. Para este segundo grupo, es necesario nutrir la relación con la ayuda de contenidos educativos.

Si todo esto ya no bastara, el equipo de Marketing también necesita medir los resultados de sus acciones y campañas, además de evaluar, junto al equipo de ventas, si están atrayendo a los clientes correctos para la empresa.

Resumiendo, el volumen de actividades y procesos necesarios para hacer que esa “máquina” funcione es gigante. Y mientras más la empresa crezca, más grande será el número de contactos a ser generados y trabajados.

Es por eso que los equipos de Marketing necesitan herramientas que reduzcan el trabajo manual. Ellas ayudan a aumentar la eficiencia del equipo y disminuir el tiempo gastado en cada tarea. ¡Y en ese caso, el tiempo es dinero!

¡Con la ayuda de una herramienta de automatización del Marketing es posible programar las entradas en los medios sociales, disparar e-mails específicos de acuerdo con datos o acciones de los contactos, evaluar a las personas que están realmente listas para conversar con el equipo de ventas, medir los resultados de las ventas, campañas y mucho más!

¡Y eso no es todo! Para conocer las otras ventajas de las herramientas de automatización, lee el siguiente tema:

Los beneficios de la automatización del Marketing

Las empresas grandes, que se ocupan de miles de contactos y clientes, ven en la automatización un beneficio claro: facilita el día a día de los empleados y mejora la gestión de todo.

Pero quien todavía está empezando puede sentirse reticente en cuanto a realizar una inversión en este camino. Pues si la empresa sigue siendo pequeña, es posible administrar esos detalles manualmente, ¿no es así?

Independiente de cuál sea tu caso, ten la seguridad que la automatización tiene mucho más que ofrecerte, como:

Mayor generación de leads

Si tu empresa ya tiene la jornada de los clientes bien mapeada, es mucho más fácil crear guías y procesos que te ayuden a atraer y a capturar más leads.

Y de acuerdo con la encuesta TechTrends 2017, si lo haces con la ayuda de una herramienta de automatización, puedes conquistar el doble de contactos.

Mejor generación de oportunidades de venta

Una persona puede no tener interés en tu producto hoy, pero tal vez cambie de aquí a 2 o 3 meses. En esos casos, necesitas mantenerte ocasionalmente presente en su vida, nutriendo la relación con contenido útil y educativo, preparándola para el momento de la compra.

Con la automatización de Marketing es posible hacer ese seguimiento de forma personalizada, lo que aumenta la generación de oportunidades de negocios para tu equipo de ventas.

Sin esa práctica, tal vez la gente tardaría aún más en sentirse lista o no llegaría a la etapa de decisión de compra.

Reduce el ciclo de ventas

Como la herramienta de automatización te ayuda a acompañar, gestionar y nutrir a tus contactos, puedes dejar el proceso de ventas más consultivo.

Eso quiere decir que los futuros clientes gastan menos tiempo argumentando, lo que hace el proceso de compra más rápido y eficaz.

Reduce el CAC

CAC es el acrónimo del término en inglés “cost to acquire customers” el costo de adquisición del cliente. Es la métrica que indica cuánto dinero has necesitado gastar para conseguir un nuevo cliente para tu empresa.

Ahora, imagínate que tu equipo de Marketing realizó una promoción especial para el Black Friday y tuvo un retorno increíble: atrajeron a 20 nuevos clientes por $15 dólares cada uno. A pesar de eso, tuvieron que cuidar de cada proceso manualmente, analizando perfil a perfil, verificando la información de cada cliente antes de transferirlas al equipo de ventas. Con eso se han pasado días y días de trabajo de tu equipo.

A ese ritmo, tu equipo no puede aumentar el impacto o realizar múltiples campañas a menos que contrates más mano de obra.

Pero, con una herramienta de automatización, las tareas aburridas y procesales se optimizan, y la información es mejor procesada. De esta forma, tu equipo tiene tiempo suficiente para ampliar los esfuerzos de la campaña, alcanzar a más personas y, consecuentemente, atraer más clientes con la misma inversión. ¡Resumiendo, reduces tu CAC!

Lo que hace una buena herramienta de automatización del Marketing

Ahora que ya entiendes qué es la automatización y los beneficios que esta plataforma te entrega, es el momento de conocer las principales características de una buena herramienta y cómo puede colaborar con tus estrategias de Marketing.

Redes Sociales

Quien trabaja con Marketing Digital ya sabe: “el contenido es el rey y la divulgación, la reina”.

¡Para tener éxito no basta producir contenido, es necesario invertir tiempo y dinero en la divulgación y, en estos casos, las redes sociales son nuestras grandes aliadas!

El problema es que publicar en la frecuencia adecuada para cada red, además de acompañar y gestionar todos los compromisos, no es una tarea fácil. Es por esto que las buenas herramientas de automatización pueden ayudarte a:

  • programar tus publicaciones en las redes;
  • monitorizar comentarios, me gusta, compartidas y etc;
  • monitorizar los clics que atrajiste por las redes sociales;
  • identificar, integrar y acompañar las interacciones de los usuarios en múltiples plataformas.

Y si tienes interés en aprender más estrategias de Marketing para el Facebook, no dejes de descargar nuestro e-book sobre el tema.

 

E-mail Marketing

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Otro excelente canal para la divulgación de contenidos es el e-mail y, debido a eso, esta funcionalidad también es fundamental para las herramientas de automatización.

Con ella debidamente configurada es posible realizar disparos masivos para divulgar tu newsletter, materiales ricos, promociones, etc.

Para maximizar los resultados, también es posible personalizar los mensajes con informaciones como: nombre de contacto, nombre de empresa y otros datos relevantes, dejando el correo electrónico con una apariencia más personal y amigable.

Generación de leads

Parte fundamental de una buena estrategia de Inbound Marketing, la generación de leads debe ocupar un lugar destacado en las funcionalidades de una buena herramienta, conteniendo, por ejemplo, las opciones:

Crear calls to action

Los CTAs o, en inglés, calls-to-action, son llamadas para que los lectores realicen una acción. Ellos te ayudan a atraer la atención del lector e indicar los próximos pasos.

Pueden ser en formato de botón, imagen o texto y se utilizan para incentivar acciones como:

  • invitar al usuario a visitar una página de destino y descargar un material rico;
  • inscribirse en una newsletter;
  • entrar en contacto con tu equipo de ventas;
  • llevar al lector a una página de tu sitio o blog;
  • realizar una llamada;
  • ¡y muchas otras!

Crear formularios y personalizar campos

Para generar leads es necesario capturar información y, en ese caso, los formularios con campos personalizados son tus mejores amigos.

Con la ayuda de una herramienta de automatización puedes definir cuáles son los datos esenciales para diferentes momentos de la jornada de tu consumidor y, poco a poco, enriquecer tu base de datos.

Crear landing pages y thank you pages

Las landing pages te ayudan a convertir a los visitantes en leads a través de ofertas como:

  • e-books;
  • webinars;
  • planillas;
  • checklists;
  • cursos;
  • períodos de prueba;
  • descuentos y etc.

Ya las thank you pages son aquellas que los visitantes verán si llenan el formulario de la landing page con éxito.

Además de crear estas páginas, una buena herramienta te permite hacerlo a través de un editor de “arrastra-y-suelta”, lo que simplifica el proceso y no deja a tu equipo de Marketing dependiente de un diseñador o programador.

Para maximizar los resultados de esas páginas, también es importante que la herramienta facilite la realización de pruebas A/B.

Configurar los flujos de nutrición

Parte complementaria del E-mail Marketing, los flujos de nutrición, permiten disparar una secuencia de mensajes que tienen como objetivo construir o mejorar tu relación con los contactos.

Esta práctica es fundamental para educar a los candidatos y reducir el ciclo de ventas, por lo tanto, una buena herramienta debe ayudarte a:

  • programar el envío de e-mail en fechas y horarios específicos;
  • disparar mensajes de correo electrónico cada vez que un contacto visite una página relevante como, por ejemplo la página de precios o los casos de éxito;
  • enviar contenidos similares o complementarios después de descargar un material rico;
  • enviar recordatorios para la renovación del contrato, la actualización de datos y mucho más.

Gestión de leads

¡Cuidar de una base de 10 contactos es fácil, pero manejar una base de 100, 1.000 o 10.000 es otra cosa! Y es por eso por lo que las herramientas de automatización son como superheroínas para tu equipo de Marketing. Con la ayuda de ellas puedes:

Segmentar tu base

Incluso si trabajas con una sola persona, aun así, puedes segmentar tu base de innumerables formas para crear mensajes más personalizados y entregar contenidos realmente relevantes.

Las buenas herramientas te permiten crear múltiples listas de segmentación basándose en las informaciones de tus contactos o en el comportamiento que tienen.

Lead Scoring

Para facilitar el seguimiento de la jornada del cliente, las herramientas de automatización de Marketing permiten asignar puntos para las características y acciones realizadas por tus contactos. Por ejemplo:

  • abrir un e-mail = 5 puntos
  • descargar un e-book = 15 puntos
  • visitar la página de precios = 150 puntos
  • empresa ubicada fuera del territorio nacional = -1.000
  • empresa con más de 50 empleados = 75 puntos
  • cargo igual a gerente o director = 50

Los candidatos que presenten las puntuaciones más altas tienen mayores posibilidades de concluir un negocio.

De esta forma, el lead scoring ayuda a tu equipo de ventas a identificar rápidamente cuáles son los contactos que deben ser tratados con prioridad.

Integración con CRM

Otra característica fundamental para una automatización exitosa es la integración con un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Así, es posible hacer el paso de los leads calificados para ventas y aún mantener todo el historial de las interacciones realizadas con esos contactos.

Tener ese tipo de conexión ayuda a implementar la estrategia de Ventarketing y garantizar la sinergia entre los equipos de Marketing y Ventas.

Para dominar las tácticas de Ventarketing, no dejes de leer nuestro material.

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Análisis y seguimiento de métricas

Etapa fundamental de cualquier estrategia, la medición y evaluación de los resultados es esencial para comprender lo que está funcionando (o no) en tu estrategia y realizar mejoras.

Con la ayuda de una buena herramienta serás capaz de producir informes con información más confiable y detallada. Además, muchas herramientas producen gráficos y comparaciones automáticamente, facilitando el análisis general.

Principales dudas sobre la automatización del Marketing

Para quien no está muy familiarizado con las prácticas y herramientas del Marketing Digital, es común que surjan algunas dudas sobre este tema, por lo que vamos a abordar las 2 más frecuentes de este caso:

¿Herramienta de automatización y de e-mail marketing son lo mismo?

¡No, no son lo mismo!

Aunque las herramientas de e-mail marketing también son un tipo de automatización (ya que permiten el envío de mensajes a gran escala), no ofrecen la misma gama de características que una herramienta de automatización completa.

¿Herramienta de automatización y CRM son lo mismo?

¡Una vez más la respuesta es no!

Las dos son herramientas diferentes, pero complementarias. No es casual que las buenas herramientas de automatización del Marketing ya ofrecen la posibilidad de integrarse con una herramienta de CRM.

Mientras que la primera es extremadamente valiosa para el equipo de Marketing, la segunda facilita el día a día de los vendedores.

Por eso, recomendamos el uso de las dos: la de automatización del Marketing para atraer, convertir y nutrir leads; y el CRM para acompañar, organizar y registrar los procesos de ventas.

Cómo garantizar el éxito de tu automatización

A pesar de todos los beneficios que ya citamos al comienzo del texto, existen empresas que invierten en una herramienta de automatización y dicen no alcanzar el retorno que esperaban de esa inversión.

En estos casos, es común que los usuarios de la plataforma no hayan recibido el entrenamiento necesario para utilizar las características de la mejor manera.

Para que eso no ocurra contigo, recuerda los siguientes consejos:

Ten procesos y objetivos bien claros

Si aún no has definido cuál será el proceso predeterminado para una tarea concreta o si aún no dominas el proceso manual, es posible que no estés listo para automatizarlo.

En estos casos, comienza con tareas pequeñas y planifica todas ellas estratégicamente. Define los objetivos de cada una de ellas, así como los KPIs que te ayudarán a evaluar tu rendimiento.

Cuando notes que estás progresando, busca oportunidades de mejora y automatiza las tareas más aburridas o laboriosas.

Con el tiempo tendrás mayor dominio sobre tus estrategias de Marketing, así como de las funcionalidades de tu herramienta.

Mantén un seguimiento muy próximo

Un error común de los principiantes es creer que la herramienta es mágica y cuidará todo sola. ¡No haga eso!

Al igual que toda la tecnología, las herramientas de automatización deben supervisarse y modificarse constantemente para lograr los resultados deseados.

Además, los errores ocurren, así como cambios en la plataforma, por lo que tú y tu equipo deben estar siempre preparados para actuar cuando sea necesario.

¡Automatiza, pero no generalices!

Aunque la herramienta te ayude a realizar acciones en masa, nunca te olvides de invertir tiempo en la personalización.

¡Utiliza y abusa de las listas de segmentación y de los tokens de personalización, ellos harán toda la diferencia cuando el usuario esté interactuando contigo!

No te olvides de los clientes actuales

Aquí en el texto hablamos mucho sobre tácticas de atracción, conversión y nutrición, pero eso no quiere decir que debas dejar la fidelización a un lado.

Utiliza tu creatividad para automatizar acciones que pueden ayudar a tus clientes a aprovechar tus productos al máximo, aumentando las posibilidades de convertirlos en promotores de tu marca:

Enviar cupones de descuento el día del cumpleaños, realizar encuestas de satisfacción y ofrecer productos complementarios son solo algunos ejemplos de pequeñas acciones que puedes automatizar.

Realiza revisiones y mejoras continuas

¡No dejes a tu herramienta actuando en el piloto automático! Mantente atento a las actualizaciones del sistema y, siempre que sea posible, realiza pruebas A/B en busca de oportunidades de mejora.

A veces lo que trae un óptimo resultado hoy puede no desempeñarse de la misma forma de aquí a 6 meses debido a cambios mercadológicos o conductuales.

Resumiendo: intenta innovar con cierta frecuencia.

Mantén tu herramienta organizada

Hoy puedes tener un equipo pequeño y todo el mundo sabe qué es y qué hace cada página o flujo de tu herramienta, pero si todo va bien, dentro de unos meses tendrás nuevos empleados y un número mucho mayor de campañas.

Por eso, sé estratégico desde el primer día: crea reglas de nomenclatura para tus landing pages, e-mails y flujos.

Eso facilitará la comprensión de lo que ya está en la herramienta, así como el aprendizaje de los colaboradores que se unen a tu equipo en el futuro.

Cómo elegir la mejor herramienta para tu empresa

Ahora que ya sabes todo esto sobre la automatización, debes estar ansioso para elegir tu herramienta y verla funcionando en la práctica.

Antes de contratar la tuya, busca cuáles son las mejores opciones para tu tipo de empresa y aprovecha los períodos de prueba para evaluarlas:

Funcionalidades

Ni siempre tu empresa va a necesitar o utilizar todas las características de una herramienta. Por lo tanto, al contratar la tuya, basta comprobar si ofrece lo que necesitas y si estas características tienen el rendimiento que esperas para facilitar tu día a día.

Facilidad de uso

Y por hablar en facilidad, asegúrate de contratar una herramienta que sea práctica e intuitiva. ¡De lo contrario, perderás tiempo y energía tratando de configurar tus acciones, lo que es contraproducente!

Adaptabilidad

Si deseas una herramienta que maximiza tu rendimiento, necesitas que te ofrezca una amplia posibilidad de adaptar las herramientas para que reflejen tu marca. Esto es fundamental para crear procesos, páginas y correos electrónicos que realmente transmitan tu estilo.

Personalización

¡Mientras más personalización, mejor! Asegúrate de que la herramienta tiene tokens de personalización y muchas posibilidades de segmentación. Recuerda que este es el secreto para una comunicación minuciosa.

Integración con otras herramientas

Así como es importante conseguir integrar tu herramienta de automatización con una herramienta de CRM, existen otros softwares que pueden ser fundamentales para tu empresa.

Antes de tomar tu decisión, asegúrate de que la herramienta permita la integración con otras plataformas y analiza cómo funciona en la práctica. Si el proceso es muy complejo o imperfecto, es posible que debas considerar otra opción.

Análisis e informes

  • ¿ Qué números son importantes para tu empresa?
  • ¿Cómo los acompañarás?
  • ¿Es posible cruzar datos de diferentes plataformas?
  • ¿La herramienta crea gráficos y comparaciones automáticamente?
  • ¿Puedes descargar esa información y mantener un historial de datos?

Todo eso debe influir en la evaluación de esa característica. Si la herramienta de automatización no te proporciona insights relevantes, es difícil seguir el rendimiento de las acciones que realizas en ella.

Entrenamiento y soporte técnico

Pasar por un proceso de onboarding y tener fácil acceso al soporte técnico son atributos primordiales para que tengas éxito con tu herramienta.

En este caso, no dejes de examinar la duración de los entrenamientos, los conocimientos que serán compartidos, cuál es el horario de atención del equipo técnico y el plazo límite de respuesta de los tickets de soporte.

En el momento de la contratación eso no parece tan relevante, pero cuando hay problemas en el día a día, necesitas estar seguro de que estarás bien asistido.

Costos totales

Además de todo lo que ya citamos, es inevitable citar los costos de la herramienta. Algunas trabajan con un precio fijo por las funcionalidades y un valor variable en relación al número de contactos almacenados, mientras que otras ofrecen paquetes de acuerdo con el número de empleados que utilizarán la herramienta y el número de contactos de tu base.

Al evaluar tus opciones, no dejes de hacer una previsión del retorno de tu inversión (ROI) y tener en cuenta cuánto esos valores progresan con el crecimiento de tu empresa y de tu base de contactos. ¡Créemelo, esto evitará futuros problemas!

3 ejemplos de herramientas de automatización del Marketing

Como el asunto es muy complejo y lleno de posibilidades, nada mejor que conocer lo que ya está teniendo éxito en el mercado para orientar tus investigaciones y facilitar la búsqueda por la herramienta perfecta.

En este tema, vamos a hacer una breve explicación sobre el RD Station, el HubSpot y el Maltic, algunas de las herramientas de automatización de Marketing más populares en Brasil de acuerdo con la pesquisa TechTrends 2017.

¿Vamos?

RD Station

El RD Station fue desarrollado por la empresa brasileña, Resultados Digitales, y es por eso que es una de las herramientas de mayor adhesión en el mercado brasileño.

A través de ella es posible realizar el disparo de e-mail marketing, optimizar tus contenidos para motores de búsqueda, crear acciones de automatización y landing pages, gestionar tus medios sociales y tu base de contactos, configurar una estrategia de lead scoring y acompañar las acciones realizadas por los leads (lead tracking).

Ofrecen 3 planes de contratación, cada uno con un número de características y un límite específico para la cantidad de contactos que puedes tener en tu base. El plan básico, el más barato, comienza en R$ 329 por mes.

Hubspot

Mundialmente famosa, la herramienta de automatización del Marketing de HubSpot es una de las más completas del mercado. Sin embargo, sólo es utilizado por el 10,4% de las empresas brasileñas, principalmente debido a que su precio es en dólares estadounidenses y no tiene tutoriales de apoyo en portugués.

Además de las funcionalidades más populares de ese tipo de herramienta, quien contrata la HubSpot también puede beneficiarse con:

  • integración con el propio CRM de Hubspot;
  • seguimiento en tiempo real de los resultados de correo electrónico y conversión de landing pages;
  • listas de segmentación de alta especificidad;
  • dashboards e informes personalizados;
  • chat para atención a los clientes;
  • lead scoring previsto basado en machine learning;
  • tokens de personalización con fallback;
  • opciones inteligentes de prueba A/B de correo electrónico de marketing;
  • ¡y mucho más!

 

Por el valor de la inversión y el número de funcionalidades de la herramienta, yo personalmente sólo indicaría a HubSpot para empresas de gran tamaño o de conocimientos avanzados en Marketing Digital.

Mautic

Mautic es una herramienta de automatización gratuita y de código abierto. Para aquellos que poseen conocimientos en programación o un equipo de soporte para esos asuntos, ella puede mostrarse como una excelente opción.

Dependiendo de las habilidades de tus programadores es posible incrementar las funcionalidades con la ayuda de plugins e integraciones con otras herramientas.

Quien no es tan talentoso con los códigos, puede utilizar la configuración predeterminada y disfrutar de las funcionalidades de:

  • generación y nutrición de leads;
  • creación de landing pages;
  • campañas de automatización;
  • y monitorización de las redes sociales.

Conclusión

Como debes haber notado, la automatización de Marketing significa interpretar y actuar de forma personalizada en gran escala.

Si no dominas tus procesos y no conoces bien a tu público, la herramienta de automatización solo te ayudará a equivocarte con más frecuencia y mayor intensidad.

Por eso, sé estratégico: escoge la herramienta de mayor costo beneficio para tu empresa, aplica nuestros consejos de éxito y enfócate en los resultados.

Con el tiempo ganarás más experiencia con la herramienta y el conocimiento sobre tu público. A partir de ahí, solo tienes que mantener la fórmula del éxito y cosechar los beneficios.

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